इनवॉइस पीडीएफ सुधार: एक सत्यापन चेकलिस्ट

प्राधिकार और स्रोत रिकॉर्ड की पुष्टि करें

केवल वही चालान संपादित करें जिसे ठीक करने के लिए आप अधिकृत हैं। अपने लेखांकन या ऑर्डर रिकॉर्ड के साथ नाम, चालान संख्या, दिनांक, पीओ संदर्भ और बिलिंग विवरण की तुलना करें। मूल और दस्तावेज़ रखें कि संशोधन क्यों किया गया।

पीडीएफ संपादक के बाहर पुनर्गणना करें

प्रत्येक मात्रा को उसकी इकाई कीमत से गुणा करके, फिर उप-योग, छूट, कर या जीएसटी/वैट और कुल योग की जांच करें। मुद्रा, बैंक विवरण और भुगतान शर्तें सत्यापित करें। पीडीएफ संपादक दृश्य पाठ को बदलता है; यह इनवॉइस डेटा की पुनर्गणना या सत्यापन नहीं करता है।

प्राप्तकर्ता प्रति की समीक्षा करें

निर्यात फिर से खोलें। तालिकाओं, संख्या संरेखण और प्रत्येक पृष्ठ में लाइन रैपिंग की जाँच करें। सुनिश्चित करें कि सही की गई फ़ाइल वही है जिसे आप भेजना चाहते हैं। स्कैन किए गए चालान को उसके मुद्रित पाठ को बदलने से पहले अलग ओसीआर की आवश्यकता होती है।

एक ठोस उदाहरण

यदि किसी चालान आइटम की मात्रा 2 और इकाई कीमत 10.00 है, तो कर से पहले इसकी राशि 20.00 होनी चाहिए। मात्रा को 3 में बदलने के लिए 30.00 की आइटम राशि और एक नए उप-योग, कर और कुल योग की आवश्यकता होती है। संपादक इन मानों की पुनर्गणना नहीं करता है.

परिणाम साझा करने से पहले

• चालान संख्या, दिनांक, आपूर्तिकर्ता और ग्राहक मिलान रिकॉर्ड
• पीओ संदर्भ और मुद्रा सही हैं
• प्रत्येक मात्रा, इकाई मूल्य और लाइन राशि सहमत हैं
• उप योग, कर या जीएसटी/वैट और कुल योग
• बैंक विवरण और भुगतान शर्तें स्वीकृत हैं